张家港市永联为民基金会物资管理制度

张家港市永联为民基金会物资管理制度

第一章  总则

第一条  为规范各社会组织的物资管理,防止资产恶意流失,制定本规定。

第二条  物资管理遵循单单相符原则,出入库皆需出具、留存相关单证。

第三条  各社会组织所涉全部物资原则上都应当入库,无特定的外部条件,不允许未入库登记直接领用的情况发生。

第二章  管理职责

第四条  财务室统筹管理各社会组织全部物资,并负责各社会组织仓库内资产管理,台账信息录入。

第五条  各社会组织设置兼职物资管理员,各项目部根据实际情况,在条件允许的情况下设立物资仓库或物资分库。物资管理员负责建立建全物资台账,物资的新增、变更或者报废应及时报财务室备案。物资管理员定期对物资进行维护和保养,确保运行完好,延长使用寿命。

第六条  物资按不同的类型、规格、功能和要求,分类、分别放入货架相应位置储存,存储时注意做好防火、放盗、防潮、防蛀工作,仓库钥匙应由专员保管,严禁无关人员进库。

第七  综合科、财务室和物资管理员负责组织库存物资的半年盘点、物资管理员离职盘点,形成盘点台账、仓库交接表。

第三章  物资管理流程

第八  各社会组织物资管理流程如下:物资计划单–入库单(附件一)–领料单(附件二)–出库单(附件三)。

第九条  新增物资按《永联村社会组织物资采购制度》要求,履行相应程序,由物资管理员及时办理入库手续,采购员、物资管理员在入库单上签字确认。入库单一式三份,一联作为费用报销时的入库凭证,一联由物资管理员作为月底制作报表的附件上交财务,原始联由物资管理员保管。

第十条  物资的领用需凭借详细的领料单,项目物资由各项目部主任批准后方可领用,机构物资由机构负责人批准后方可领用。机构间协调使用的物资经各机构负责人审批后方可领用。领料单一式两联,一联由申领人交给物资管理员,底联由各组织综合科保管。

第十一条  物资出库后由物资管理员开具出库单,出库单一式三联,一联交申领人作为领用回单,一联由物资保管员作为月底制作报表的附件,底联由物资管理员保管。

第十二  物资管理员每月20号进行月度库存盘点,核对仓库物资的数量,检查库存物资的保存状态,出入库数据的准确性。每月25日形成物资购入、消耗月报表报送财务室。出入库原始单据由物资管理员妥善保管,保管期限为5年。

第十三  根据实际情况,半年盘点1月至6月、7月至12月各为一个盘点期限。盘点之前,物资管理员应当根据每月的盘点数据形成盘点初稿。6月底、元旦前,财务室、综合科、物资管理员一同到场清点,盘点数据由参与者全体签字。将最终的盘点数据与盘点初稿进行比对,数据存在偏差,应当进行再次盘点,确定最终数据,形成盘点报告,明确责任主体。

第十四  仓库管理员离职或工作调动时,必须办理移交手续,进行离职盘点。离职盘点流程与半年盘点一样,以减少人员变更造成的财产损失。

第十五  物资需申请闲置的,经秘书长审核,分管领导审批后将需闲置物资放在各组织仓库。闲置固定资产的,及时报综合科备案。综合科应对闲置物资做好记录,并及时更新各组织仓库物资台账。

第十六  对闲置的、无法修复、无使用价值的资产,由各组织物资管理员申请,经机构负责人、秘书长审核,报分管领导审批后自行报废处理;报废后及时更新台账并报综合科备案。

第十七  需要使用闲置资产的,由需求部门填写《物资转移调拨申请单》(附件四),经财务室审核,经过总干事、秘书长审核、分管领导审批后,凭《物资转移调拨申请单》调入需求部门。办理交接手续后,与资产有关资料及附件应全部移交给需求部门,并由综合科备案,及时更新台账信息。

第四章  监督考核

第十八  财务室每季度组织对各社会组织的资产及台账进行检查,并就检查情况形成整改通知单下发。

第十九  物资新增、闲置、转移调拨、报废等,未按流程办理相关手续的,按照所处置物资的净值,给予物资管理员相应的罚款。物资流失且无法找回的,相关损失按物资净值从物资管理员当月的工资中扣除,物资管理员工资不足以支付的,剩余部分从下月工资中扣除,直至全部扣除为止,确保无物资流失。

第二十  人为破坏资产的,由财务室按账面物资净值计算损失,并就此情况进行通报。损失按法律规定在相关责任人的工资中扣除,直至完全弥补。恶意逃避的,保留民事追偿的权利。

第五章  附则

第二十一  本制度由为民基金会负责解释。

第二十二  本制度自颁布之日起实施。

 

 

                     为民基金会

                      2020年04月17日

 

 

 

附件一

入 库 单

入库部门:                                      日期:

名称

型号/规格

单位

数量

单价/元

金额/元

备注

合计

经办人:                                    仓库管理:

 

 

附件二

 领 料 单

领用部门:                                    日期:

名称

型号/规格

单位

数量

金额/元

用途

合计

领料人:                                    机构负责人:

 

 

 

 

 

附件三

出 库 单

出库部门:                                    日期:

名称

型号/规格

单位

数量

单价/元

金额/元

备注

合计

经办人:                                    仓库管理:

 

 

 

 

附件四

物资转移调拨申请单

申请部门:                             申请日期:

名称

规格/型号

单位

数量

单价/元

金额/元

用途

经办人:                           申请机构负责人审核:

秘书长审批:                                 调出机构负责人审核:

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